Antes de llamar a un comprador, tu empresa necesita tres cosas: un inventario con marca, modelo, procesador, serial y estado de cada equipo; los equipos liberados de las cuentas y consolas de gestión de la empresa; y la baja de esos activos aprobada por contabilidad. Con eso listo, la cotización de un lote de 10 equipos o más sale rápido y sin sorpresas en la revisión.
Los computadores que salen de uso en una oficina casi siempre terminan en el mismo sitio: una bodega, un cuarto de sistemas o debajo de un escritorio. Nadie los bota porque tienen información de la empresa, y nadie tiene tiempo de venderlos uno por uno. Mientras tanto, cada mes que pasan guardados valen menos plata.
Esta guía es para gerentes, contadores y responsables de TI de pymes que quieren salir de esos equipos de forma ordenada. Te explicamos qué preparar antes de pedir una cotización, qué documentos debería entregarte el comprador y cómo se maneja el borrado de datos cuando son muchos equipos. Si ya tienes el lote listo, en nuestra página de venta de equipos de cómputo de empresa está el proceso completo.
¿Qué información debe tener el inventario antes de pedir una cotización?
Marca, modelo, procesador, memoria RAM, disco, serial y estado de cada equipo. Sin esos datos, cualquier comprador solo puede darte un rango muy amplio. Con ellos, la valoración previa se acerca mucho a lo que se confirma después en la revisión.
No necesitas ningún programa especial: una hoja de cálculo con una fila por equipo es suficiente. Si en tu empresa hay muchos modelos distintos, esta tabla te dice dónde sacar cada dato en Windows 10 y 11:
| Dato | Dónde encontrarlo | Por qué importa |
|---|---|---|
| Marca y modelo | Etiqueta inferior o trasera. En Windows: tecla Windows + R → escribe msinfo32 → campo «Modelo del sistema». | La gama profesional (EliteBook, Latitude, ThinkPad, OptiPlex) vale más que la doméstica. |
| Procesador y generación | msinfo32 → campo «Procesador». | Solo se compran equipos de 8.ª generación (2018) en adelante. |
| Memoria RAM | msinfo32 → «Memoria física instalada (RAM)». | Más RAM sube el valor del equipo. |
| Disco | Administrador de tareas (Ctrl + Shift + Esc) → pestaña Rendimiento → Disco. | Un SSD suma valor frente a un disco duro mecánico. |
| Serial | Etiqueta del equipo, o en PowerShell: Get-CimInstance Win32_BIOS → «SerialNumber». | Identifica cada equipo en el acta de recogida y en tus registros contables. |
| Estado | Revisión visual y encendido. | Pantalla, bisagras, teclado, batería y cargador cambian la valoración. |
Si tu equipo de TI no tiene claro cómo leer el modelo o la generación, en esta guía explicamos cómo saber el modelo de tu portátil HP, Dell o Lenovo con capturas paso a paso.
¿Cómo preparo el lote de computadores paso a paso?
- Haz el inventario completo. Incluye todo lo que quieres vender: portátiles, computadores de mesa, todo en uno, monitores, servidores y tablets. Una fila por equipo, con las columnas de la tabla anterior.
- Separa lo que no tiene salida. Marca aparte los equipos anteriores a 8.ª generación y los componentes sueltos (discos, memorias, tarjetas). Así la cotización se hace solo sobre lo que sí se compra.
- Saca la copia de seguridad de lo que necesites. Pasa al servidor o a la nube de la empresa cualquier archivo que deba conservarse. Una vez entregado el equipo, esa información no se recupera.
- Libera los equipos de la administración de la empresa. Retíralos del dominio, de Microsoft Intune o de la consola de gestión que uses, y en los Mac, de Apple Business Manager. Libera también las licencias por puesto (antivirus, Office) para reasignarlas.
- Quita o anota las contraseñas de BIOS. Un equipo con BIOS bloqueada no se puede revisar ni borrar. Si tu área de TI las puso, que las retire antes o te pase la lista.
- Reúne los cargadores. Un portátil sin su cargador se valora por debajo del mismo equipo completo.
- Aprueba la baja de los activos. Tu contador debe registrar la salida de esos equipos del inventario de activos fijos. Hazlo con los seriales del inventario para que todo cuadre después con el acta de recogida.
¿Qué documentos recibe la empresa al vender sus computadores?
Factura de compra y acta de recogida con el detalle de cada equipo. Son los dos papeles que tu área contable necesita para soportar la venta y cerrar la baja de los activos.
- Acta de recogida: relaciona los equipos entregados, con sus seriales. Te sirve para cruzarla con tu inventario y con el registro de baja.
- Factura de compra: soporta la operación y el valor pagado por el lote.
- Pago por transferencia: se hace de inmediato, después de revisar los equipos. Nunca antes de la revisión.
Para lotes desde 10 equipos, además, tienes un gestor asignado que coordina la recogida, la revisión y los documentos. El tratamiento tributario de la venta lo define tu contador según la contabilidad de la empresa.
¿Tu empresa tiene 10 equipos o más para vender?
Cotízalo en 2 minutos y recibe un rango orientativo. En Bogotá la recogida es gratis; desde otras ciudades coordinamos el envío contigo.
Calcula cuánto vale tu equipo Valoración orientativa y sin compromiso. El precio final se confirma tras revisar el equipo.¿Cómo se borran los datos cuando son muchos equipos?
Todos los equipos se borran completos, sin costo para la empresa. No importa si son 10 o 100: cada disco se sobrescribe entero después de la revisión, no solo se formatea.
La diferencia importa. Formatear o reinstalar Windows deja los datos recuperables con programas gratuitos. En un computador de empresa eso puede incluir bases de clientes, nómina, correos o contraseñas de sistemas internos. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 obliga a las empresas a proteger los datos personales que manejan, y la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) puede sancionar a quien no lo haga.
Por eso el borrado no debería depender de que alguien de la oficina se acuerde de formatear cada equipo. Aquí explicamos cómo funciona nuestro borrado seguro de datos para empresas.
¿Cuándo conviene llamar a un comprador?
Apenas los equipos salen de uso, no cuando la bodega ya está llena. Un computador guardado no se usa, pero sí pierde valor mes a mes, y los que hoy están cerca del límite de 8.ª generación pueden quedarse sin salida.
La forma más ordenada es cotizar cada vez que renuevas un grupo de puestos: inventario, liberación, baja contable y recogida, en ese orden. Si quieres entender cómo funciona este modelo de recompra, en nuestra guía sobre el buy back de computadores usados en Colombia lo explicamos a fondo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mínimo de equipos para vender como empresa?
El servicio de lotes para empresas empieza desde 10 equipos, con gestor asignado, factura de compra y acta de recogida. Si son menos, cada equipo se cotiza por separado en el cotizador.
¿Compran computadores anteriores a 2018?
No. Solo se compran equipos con procesador de 8.ª generación en adelante. Los más antiguos conviene entregarlos a un gestor autorizado de residuos electrónicos.
¿Recogen lotes fuera de Bogotá?
Sí, la recogida se coordina en toda Colombia. En Bogotá es gratis; en el resto del país el envío corre por cuenta de la empresa, o puedes enviar los equipos directamente al almacén.
¿Pueden entregar un documento que acredite el borrado?
Sí, si la empresa lo solicita. El borrado de todos los equipos no tiene costo; el documento que lo acredita se emite a petición y tiene un costo adicional.
William Martínez
Equipo de valoración de PC Renova (BLUESPHERE S.A.S., Bogotá). Revisamos y compramos computadores usados en toda Colombia, con un equipo con una década de experiencia en el sector.
