Vende los que todavía tienen valor y exige el borrado seguro de todos los discos, sin excepción. Regalarlos a los empleados o donarlos parece generoso, pero si nadie los prepara bien, la información de la empresa sale con ellos y la responsabilidad sigue siendo tuya. Lo que ya no tiene valor va a un gestor autorizado, nunca a la basura.
Llegaron los portátiles nuevos y en una esquina de la oficina quedaron 15, 20 o 40 equipos viejos. Alguien propone regalárselos a los empleados, otro dice que una fundación los recibe y el de sistemas prefiere guardarlos "por si acaso". Cada opción tiene un costo que no se ve a primera vista: datos que salen de la empresa, equipos que pierden valor en una bodega o residuos que no se pueden botar con la basura.
Aquí comparamos las cinco salidas posibles, explicamos por qué regalar sin preparar los equipos es la más arriesgada y qué hacer la semana en que llegan los nuevos. Si ya tienes claro que quieres recuperar plata, te contamos cómo vender los equipos de cómputo de tu empresa con recogida y borrado incluidos.
¿Qué opciones tiene una empresa con los computadores que reemplaza?
Cinco: venderlos, regalarlos a los empleados, donarlos, guardarlos o desecharlos. Lo que cambia entre una y otra es quién se queda con los datos, cuánta plata recupera la empresa y cuánto trabajo le cae al área de sistemas.
| Opción | Qué pasa con los datos | Qué recupera la empresa |
|---|---|---|
| Venderlos a una empresa de compra | El comprador hace el borrado seguro de todos los discos | Plata por los equipos con valor y espacio libre |
| Regalarlos a los empleados | Dependen de que sistemas prepare bien cada equipo antes de entregarlo | Nada en plata; buena voluntad |
| Donarlos a una fundación o un colegio | Igual que al regalarlos: la responsabilidad sigue en la empresa | Nada en plata; el beneficio depende de que el equipo todavía sirva |
| Guardarlos en la bodega | Siguen en los discos, sin control de quién accede | Nada; el equipo vale menos cada mes |
| Botarlos con la basura | Quedan expuestos | Nada; además está prohibido, son residuos electrónicos |
¿Por qué no es buena idea regalar los computadores viejos a los empleados?
Porque un computador regalado sigue llevando información de la empresa si nadie lo prepara bien, y con prisa casi nunca se hace. Lo normal es borrar la carpeta Documentos o restablecer Windows. Eso no basta: los archivos borrados se recuperan con programas gratuitos, y en un portátil de oficina hay correos en caché, contraseñas guardadas en el navegador, accesos a la VPN y archivos sincronizados. Eliminarlos de verdad exige un borrado seguro de datos que sobrescriba toda la unidad.
Hay otros problemas menos visibles:
- Equipos administrados. Si el portátil estaba inscrito en Intune, Autopilot u otro sistema de gestión, al reinstalarlo vuelve a pedir la cuenta de la empresa. El empleado se queda con un equipo que no puede usar.
- Licencias. Office o Microsoft 365 se activan con la cuenta corporativa; fuera de la empresa dejan de funcionar.
- Contabilidad. El computador es un activo: regalarlo exige darlo de baja en el inventario y en los libros. Consulta con tu contador cómo registrarlo.
- Soporte informal. Cuando el equipo regalado falle, el empleado va a buscar al de sistemas.
¿Y si los donamos a una fundación o a un colegio?
Se puede, pero solo con equipos que todavía sirvan y con el mismo borrado que si los vendieras. Muchas entidades no reciben equipos que ya no corren un sistema operativo con soporte. Windows 10 terminó su soporte estándar el 14 de octubre de 2025, y Windows 11 exige, entre otros requisitos, un procesador Intel de 8.ª generación o un AMD Ryzen 2000 en adelante. Un equipo anterior es difícil de donar y, en la práctica, termina en otra bodega.
Si decides donar, separa primero los que tienen valor de venta. Con lo que recuperes puedes donar equipos en mejor estado o apoyar a la fundación de otra forma.
¿Qué pierde la empresa si guarda los equipos "por si acaso"?
Valor, espacio y control. Un portátil de gama profesional vale menos con cada mes que pasa en una bodega: cada año salen generaciones nuevas y la batería se deteriora aunque no se use. Y nadie lleva el inventario de lo guardado; en dos años ya nadie sabe qué disco tenía qué información.
Si hay que conservar algunos como repuesto, que sean dos o tres, identificados y con el disco ya borrado.
¿Cuánto valen los equipos que vas a reemplazar?
Cotízalos en 2 minutos y recibe un rango orientativo. En Bogotá la recogida es gratis; desde otras ciudades coordinamos el envío contigo.
Calcula cuánto vale tu equipo Valoración orientativa y sin compromiso. El precio final se confirma tras revisar el equipo.¿Qué hacer con los equipos viejos la semana en que llegan los nuevos?
Planear la salida antes de que lleguen los nuevos, no después. Este es el orden que evita bodegas llenas y datos sueltos:
- Haz el inventario mientras los equipos funcionan Anota marca, modelo, procesador, memoria RAM, disco y estado de cada uno. En Windows, el modelo y el procesador aparecen en Configuración → Sistema → Acerca de.
- Respalda y migra la información Pasa los archivos al equipo nuevo o a la nube corporativa antes de retirar el viejo. Después de entregarlo no hay vuelta atrás.
- Desvincula los equipos de la empresa Retíralos de Intune, Autopilot o el sistema de gestión que uses, libera las licencias y quita la contraseña de BIOS o anota cuál es. Un equipo bloqueado no se puede revisar.
- Separa lo que tiene valor de lo que no Como referencia, los equipos de 8.ª generación (2018) en adelante tienen salida; los anteriores, las impresoras, los teclados y los cables, no. Monitores, servidores y tablets también se valoran.
- Cotiza el lote completo Desde 10 equipos tienes un gestor asignado, factura de compra y acta de recogida. En la guía de qué necesitas antes de vender los computadores de una empresa está el detalle de los documentos.
- Entrega y cobra En Bogotá la recogida es gratis; en el resto del país se coordina la recogida y el envío lo asume la empresa. Revisamos los equipos, borramos todos los discos sin costo y pagamos por transferencia apenas termina la revisión. Lo que no tiene valor se canaliza a un gestor autorizado.
En resumen, ¿qué conviene hacer con los computadores viejos de la empresa?
Vender los que tienen valor, borrar todos los discos sin excepción y entregar el resto a un gestor autorizado. Regalar o donar puede tener sentido con unos pocos equipos, si sistemas los prepara uno por uno; con un lote completo, el riesgo y el trabajo superan el beneficio. Y lo que no se va a usar no debería quedarse en la bodega, porque cada mes vale menos. Si te preocupa la parte legal y la gestión de los residuos electrónicos, la explicamos en cómo dar de baja los equipos de cómputo de una empresa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo regalarle un computador de la empresa a un empleado?
Sí, si la empresa lo da de baja en su inventario y lo entrega con el disco borrado de forma segura y desvinculado de las cuentas corporativas. Sin esos pasos, los datos y el riesgo salen con el equipo.
¿Basta con formatear el computador antes de entregarlo?
No. Formatear o restablecer Windows deja la información recuperable con programas gratuitos. Hace falta un borrado seguro que sobrescriba toda la unidad.
¿Compran equipos de empresa que no encienden?
Sí, se valoran caso a caso: un equipo con fallo puede conservar valor por su procesador, su memoria o su disco. Lo que no tiene valor se canaliza a un gestor autorizado.
¿Cuántos equipos hacen falta para vender como empresa?
Desde 10 equipos te asignamos un gestor, con factura de compra y acta de recogida. Si son menos, cotiza cada uno en el cotizador.
William Martínez
Equipo de valoración de PC Renova (BLUESPHERE S.A.S., Bogotá). Revisa y compra computadores, portátiles y equipos de empresa usados en toda Colombia, y coordina la valoración, la recogida y el borrado seguro de los datos.
